A határon akkor lehet gördülékenyen továbbhaladni, ha az áru, a fuvar és a dokumentumok adatai előre össze vannak hangolva.
A szükséges dokumentumok nem határozhatók meg pusztán az áru rendeltetési országa alapján. Az áru, a feladó és a címzett szerepe, az útvonal és a vámeljárás együttesen számít. Az alábbi tájékoztató az előkészítést segíti; a konkrét fuvarhoz szükséges dokumentumokat vámügyi partnerünkkel egyeztetjük.
Készítse elő a feladó és a címzett, valamint – ha eltérnek – az exportőr és az importőr adatait. Adja meg a tervezett útvonalat, a felrakó- és lerakóhely címét, valamint a megállapodott szállítási feltételt, illetve a megállapodott Incoterms®-klauzulát a hely pontos megjelölésével. A vámügyi partner tisztázza, milyen azonosítószámokra, képviseleti adatokra vagy meghatalmazásokra van szükség.
A kereskedelmi számla vagy az ügylethez megfelelő más bizonylat, a csomagjegyzék, a darabszám, a tömeg és a számlaérték a pénznemmel együtt rendszerint fontos kiindulási adat. A vámkezeléshez a vámtarifaszámot és az áru származását is helyesen kell meghatározni. A származási igazolás szükségessége többek között attól függ, hogy igénybe vesznek-e vámkedvezményt, vagy vonatkoznak-e különleges előírások az ügyletre. Ha egy besorolás nem egyértelmű, kérjük, jelezze; az ismeretlen adatokat nem szabad találgatással megadni.
Élelmiszereknél, gyógyszereknél és más szabályozott áruknál további engedélyekre, igazolásokra vagy hatósági eljárásokra lehet szükség. A visszaküldések, az ideiglenes kivitel vagy a tranzit szintén eltérő eljárást igényelhetnek. Ezt a konkrét termék és ügylet alapján kell ellenőrizni, nem egy általános lista szerint.
A fuvar tervezése vagy lebonyolítása során bekövetkező változások, például a járműcsere, egy másik határátkelőhely vagy az árumennyiség módosulása a vámadatokat is befolyásolhatják. Az ilyen változásokat szállítási és vámügyi partnerünkkel egyeztetjük, és megvizsgáljuk, szükséges-e módosítani a meglévő dokumentumokat. A dokumentumok megléte önmagában még nem garantál várakozásmentes határátlépést.