Ha kevés az idő, a pontos információ még fontosabb. Először a helyzetet tisztázzuk, utána keressük a megvalósítható megoldást.
A „sürgős” önmagában még nem mondja meg, hogyan szervezhető meg a fuvar. Nem mindegy, hogy az áru már felrakásra kész, előbb még csomagolni kell, vagy egy meghibásodott járműből kell átvenni. A felrakás, az útvonal, a vezetési és pihenőidők, a vámkezelés és az áruátvétel együttesen határozzák meg az időkeretet.
Adja meg az áru helyét, a lehető legkorábbi felrakást és a legkésőbbi szállítási határidőt. Szükségünk van a mennyiségre, a méretekre, a tömegre, a hőmérsékleti előírásokra és a különleges kezelési feltételekre is. A felrakóhelyen és a kézbesítési címen is legyen elérhető kapcsolattartó.
A pontos helyszín mellett fontos, hogy a rakomány hozzáférhető-e, működik-e a hűtés, és biztonságos-e a helyszín. Adja meg az áru állapotát, az addigi hőmérsékleti adatokat és a rendelkezésre álló dokumentumokat. Az átrakodást az áru követelményeihez és a helyszíni lehetőségekhez igazítva szervezzük meg.
A partnerhálózatban elérhető lehetőségeket, a jármű alkalmasságát és a teljes útvonal időigényét együtt vizsgáljuk meg. Ha több megoldás is van, ismertetjük a különbségeket. Ha egy határidő nem tartható, ezt is világossá kell tenni; a sürgősség nem írja felül a biztonsági, hőmérsékleti vagy vezetési időre vonatkozó előírásokat.
Változtatás előtt egyeztetjük az új tervet, a várható költségeket és a szükséges értesítéseket. Az új adatok nemcsak a sofőrt érintik: a feladó, a címzett és a vámügyi partner is érintett lehet. Így mindenki ugyanazzal a tervvel dolgozik, és csökkennek a félreértések.